หน่วยที่ 4 การเขียนจดหมายธุรกิจ
ความหมายและความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันในวงการธุรกิจ
โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจระหว่างหน่วยงานหรือบุคคลธรรมดา
จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา คือ
จะใช้เป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ เช่น จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ จดหมายติดตามหนี้
จดหมายร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือเสียหาย
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ
ซึ่งสรุปเป็นประเด็นสำคัญได้ดังนี้
1. ประหยัด การเขียนจดหมายไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการไปติดต่อด้วยตนเอง
แต่ควรคำนึงถึงความเหมาะสมของรูปแบบในการสื่อสารและประโยชน์ที่จะได้รับด้วย เพราะบางเรื่องควรติดต่อทางโทรศัพท์เพราะสะดวกและรวดเร็วกว่า
2. สะดวกรวดเร็ว ในกรณีที่ผู้มาติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่ซึ่งไม่สะดวกที่จะติดต่อทางโทรศัพท์หรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
3. การให้รายละเอียดข้อมูล สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก
เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียน และสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งจดหมายอีกด้วย
4. ใช้เป็นหลักฐาน เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดเป็นหลักฐานทางกฎหมาย
เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
5. เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ บางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไปบริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริง
พร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหา หรือเสนอบริการพิเศษต่างๆเพื่อจูงใจลูกค้า และยังสามารถช่วยลดการกระทบกระทั่งอันรุนแรงที่อาจเกิดขึ้นได้
หากเป็นการติดต่อทางโทรศัพท์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น